POSKUPLJUJE 'ODRŽAVANJE' SUSTAVA Eleketropriveda BiH skoro milijun maraka potrošila u dvije godine, posao uvijek istima

Poskupljuje održavanje DMS sustava kojeg je Elektroprivreda BiH uvela 2021. godine. IT stručnjaci za Žurnal upozoravaju i na brojne natječajne nelogičnosti, te upozoravaju da se natječaj namješta tvrtki koja se i do sada pojavljivala kao jedini ponuđač – CloudIT

Sredinom svibnja Elektroprivreda Bosne i Hercegovine raspisala je natječaj za nabavku usluge najma i održavanja DMS sustava , vrijedan 400.000 KM bez uračunatog poreza, piše Žurnal. 

Samo godinu ranije ova usluga koštala je 270.000 KM. Istina, određene razlike u samim natječajima postoje, međutim činjenica jest da održavanje sistema poskupljuje. Sam sustav implementirao se 2021. godine, a natječaj je bio vrijedan 250.000 KM bez PDV-a.

Ako ove godine vrijednost zaključenog ugovora bude procijenjenih 400.000 KM, to će značiti da je Elektroprivreda BiH za nepune dvije godine na uvođenje i održavanje DMS sustava dala čak 920.000 KM bez PDV-a!

Sve dosadašnji natječaji dodjeljivani su jedinom ponuđaču, sarajevskoj tvrtki CloudIT, pa stoga neće biti iznenađenje ako i posljednji natječaj bude dodijeljen opet njima.

IT stručnjaci za Žurnal pojašnjavaju da cifra jest velika, da bi zbog ranijih odluka rukovodstva Elektroprivrede BiH cifra u budućnosti mogla biti još veća, te prethodne odluke direktora Admira Andelije i njegovih suradnika ocjenjuju kao – loše.

Kakav sustav koristi Eleketroprivreda BiH?

Kratko pojasnimo da je DMS sustav zapravo softverski alat za upravljanje dokumentima i procesima u organizaciji. On omogućava i kratkotrajno skladištenje dokumenata (do 5 godina), organiziranje, praćenje dokumenata i radnih procesa u digitalnom obliku.

Jasno, riječ je o sustavu koji je u digitalnom dobu potreban tvrtkama. Kada se govori o načinu instalacije i korištenja DMS sustava, postoji nekoliko mogućnosti i upravo tu je, prema riječima stručnjaka, Elektroprivreda BiH, svjesno ili ne, napravila grešku.

Najjednostavnije rečeno, prva mogućnost je da tvrtke kupe DMS sustav, instaliraju ga u svojim prostorijama, te imaju pravo trajnog korištenja. S druge strane, mogu iznajmljivati tu uslugu, te to plaćati na mjesečnom/godišnjem nivou.

Razlika je u tome što, kada se kupuje sustav, to iziskuje veće početne investicije u hardver i softver, dok kod iznajmljivanja usluge troškovi rastu iz godine u godinu, ponajviše zbog iznajmljivanja servera i diskovnog prostora gdje se dokumenti spremaju. Velikoj tvrtki poput Elektroprivrede BiH, uvjeravaju nas IT stručnjaci, dugoročno bi se više isplatilo kupiti DMS sustav s pravnom trajnog korištenja.

Ipak, Elektroprivreda BiH je izabrala drugu opciju, te upravo zbog toga, kako se navodi u uvodu teksta, cijena najma i održavanja raste.

„Kažu da je konzultant osoba koja ti uzme sat s ruke, kaže ti koliko je sati i zadrži sat kao naplatu usluge. Upravo tako je CloudIT, pored postojeće infrastrukture Elektroprivrede BiH, preuzeo kompletno digitalno upravljanje dokumentacijom EPBiH na vlastitu hardversku infrastrukturu, daje EPBiH usluge koje su ovi mogli i sami osigurati, te naplaćuje višestruko od vrijednosti sata“, pojednostavljuju IT stručnjaci u razgovoru s novinarima Žurnala.

Posljedično, tvrtka  koja održava DMS sustav kojeg koristi Elektroprivreda BiH praktično može diktirati cijenu usluge, a što bi u narednim godinama Elektroprivredu BiH moglo koštati (nove) stotine tisuća maraka.

Je li natječaj namješten?

Nije sporan samo DMS sustav kojeg koristi Elektroprivreda BiH i cijena njegovog održavanja, nego i same javne nabavke koje se raspisuju. Nedavno raspisani natječaj ima više nelogičnosti – od retroaktivne primjene, pa sve do traženja certifikata arhivističkog ispita – koje, slučajno ili ne, idu na ruku tvrtku koja je i do sada dobivala natječaje – CloudIT.

CloudIT je tvrtka sa sjedištem u Sarajevu, u vlasništvu Mirsade i Admira Kulića. U 2022. godini ova tvrtka imala je ukupni prihod od oko 2,5 milijuna maraka, a u istom razdoblju je dobila natječaje vrijedne skoro 400.000 KM bez PDV-a.

Krenimo redom. Natječaj je raspisan 19. svibnja, otvaranje ponuda bilo je zakazano za 16. lipnja, a natječajnom dokumentacijom traži se, praktično retroaktivno, pružanje usluga od 1. svibnja (?!)

Dalje, niz je (ne)relevantnih uvjeta koji onemogućavaju sudjelovanje mnogim tvrtkama. Podsjetimo, DMS predstavlja softver koji, u suštini, omogućava elektronsko upravljanje dokumentima i smanjuje potrebu za korištenjem papira u svakodnevnom radu. No, iz Elektroprivrede BiH su ovim natječajem tražili i nabavku usluge transporta, evidentiranja i čuvanja papirne dokumentacije!

Isto tako je nejasno kako su iz Elektroprivrede BiH s uslugom najma i održavanja DMS sustava, kako je službeni naziv natječaja, uspjeli uvezati i nabavku usluge hostinga i održavanja servisa digitalnog potpisivanja dokumenata, te najam opreme za skeniranje dokumenata u DMS sustavu.

Unatoč tome što je upitno u kojoj su mjeri nabavke ovih usluga usko povezane s predmetom ugovora, natječaj čak nije podijeljen ni na posebne lotove, a što bi eventualno moglo omogućiti većem broju tvrtki da jave na natječaj.

Iz Elektroprivrede BiH imaju i posebne zahtjeve koji se tiču zaposlenika samih tvrtki koje se javljaju na natječaj, pa tako svi oni koji se žele javiti na natječaj moraju imati najmanje 10 zaposlenika za potrebe realizacije nabavke, te najmanje dva zaposlenika s certifikatima arhivističkog ispita u BiH za pripremu i sređivanje dokumentacije!

„Generalno, tvrtke koje se bave pružanjem usluga održavanja DMS sustava ne zapošljavaju osobe s tim certifikatima. Čak se i ovim natječajem ne traže usluge koje isključivo mogu raditi stručnjaci za arhive. Jasno je koliko se broj potencijalnih tvrtki koje se mogu javiti na natječaj smanjuje“, uvjeravaju IT stručnjaci.

Recimo i to da se natječajem od tvrtki traži dokaz da imaju vlastiti prostor za upravljanje dokumentima i digitalizaciju na području Sarajevske županije, iako se, ponovimo, natječajom traži najam i održavanje softverskog alata za upravljanje dokumentima i procesima u organizaciji.

Na kraju, ovo nije prvi put da javni organi u Bosni i Hercegovini provode sumnjive natječaje kada je riječ o DMS sustavu. Podsjetimo na primjer Općine Novo Sarajevo koja je krajem prošle godine raspisala natječaj za nabavku takvog softvera, iako je sličan već kupljen nekoliko godina ranije za znatno manje novca. 

Nakon pisanja Žurnala, o ovoj nabavci su se raspitivali i istražni organi, a sam natječaj nikada nije službeno okončan.