Zaobiđite ove tri greške kad šaljete e-mail

Polja u e-mailu nisu pretjerano komplicirana, svi razumijemo čemu služi BCC i Forward, a ipak toliko često griješimo.

BCC koristite ako šaljete neki mail istovremeno za više ljudi: Ne trebate njihove pretince zatrpavati mail adresama ostalih. Koristite ga također ako ne želite da druge osobe znaju kome ste poslali mail.

BCC (blind carbon copy) ili skrivena kopija, ne znači samo „kopija". Ako šaljete mail nadređenom, a želite da i kolega zna da ste mu poslali, tada oba primatelja stavljate u polje „To". Ako ne želite da znaju da ste poslali e-mail obojici tada oba primatelja stavljate u polje „BCC".

Kod forwardanja (prosljeđivanja) obratite pažnju na to da osoba neće dobiti samo posljednji mail koji ste poslali ili dobili od nekog drugog. Nego svu vašu prepisku. Ne zaboravite isjeći privatne dijelove maila.

Lako bi moglo biti ovako: „Zaboravila sam reći Ivani da idemo u četvrtak poslije posla na piće, pa ću joj proslijediti zadnji e-mail koji sam poslala Mariji", zaboravljajući da će ona dobiti posljednjih šest e-mailova vaše prepiske koji otkrivaju epizodu Marijinog subotnjeg izlaska za koji Ivana nije trebala znati.

Greška -2- Zaboravljanje riječi hvala

Ako tražite nešto putem maila i dobijete ono što ste tražili lako je pomisliti: „Nema smisla da mu pretrpavam inbox nevažnim mailom zahvale". Međutim, ako kažete nekome hvala, nakon što ste dobili potrebnu informaciju ili podatak, tim nećete uzurpirati ničiju e-mail rutinu. Važno je da odgovorite brzo, najbolje u roku 20 minuta, dok se osoba još uvijek sjeća. Ako je prošlo više od sat vremena, tada preskočite zahvaljivanje i recite to sljedećom prilikom kada osobu budete kontaktirali. Npr. „Cijenim to što ste mi prošli tjedan poslali podatke o rezultatima istraživanja, te se nadam da će o njima biti govora na sastanku koji predlažem za sutra".

Greška -3- Izigravanje direktora diktatora

Sigurno niste jedanput poslali ovakav e-mail podređenom.

„???"

To je tipičan odgovor koji će vam šef dati ako mu proslijedite mail od kupca kojim bi se trebao netko drugi baviti ili nešto slično.

Sad zamislite situaciju da vi takav mail pošaljete šefu. On vam e-mailom pošalje zadatak s rokom koji je potpuno nerealan, a vi, recimo, odgovorite samo s tri upitnika. Smiješno, zar ne?!
Dakle, pravilo je jednostavno. Prema podređenima se u komunikaciji e- mailom odnosite onako kako biste se odnosili prema svome šefu. Zar je problem ljubazno odgovoriti: „Mislim da bi ovaj mail trebala proslijediti u korisničku podršku".
Ako ne želite da se vaši podređeni osjećaju kao žvakaća guma na vašoj cipeli, tada prestanite e-mailom slati iritantne fraze. Tri upitnika su na vrhu popisa nepoželjnih fraza.

izvor: tehton.covermagazin.com