Kako ukrotiti e-mail komunikaciju?

Nekoliko koraka  kako možete ukrotiti svoju e-mail komunikaciju sigurno će vam pomoći! Riješite se izvora smeća

Odjavite se sa svih newslettera koji vas  zapravo ne zanimaju. Zašto dobivati newsletter od nekog čiji ste softver probali prije 5 godina i odonda ga niste koristili? Zaista vas zanima što ima novo na web stranici koju niste posjetili još  od pretprošle zime? Uzmite si malo vremena i odjavite se sa svih tih lista.

Isto vrijedi za društvene mreže. Čemu dobivati 50 e-mailova dnevno o tome kako je netko komentirao vaš status ili fotku na Facebooku, kad će vas ionako ondje dočekati istih 50 obavijesti. Patite na to tko vas prati na Twitteru? Nemojte. Ugasite slanje obavijesti za svakog novog pratitelja ili svaku novu privatnu poruku i počnite koristiti neku poštenu Twitter aplikaciju koja će vam sve  to prikazati. Bolje od pretrpanoga inboxa.

Sinkronizacija i centralizacija

Uskladite svoje uređaje. Stolno računalo, prijenosnik, i dakako – mobitel. Sve njih koristite za pristup svom e-mailu. Putem IMAP protokola sve ih možete podesiti da budu sinkronizirani sa serverom, pa će ono što pročitate na prijenosniku  biti označeno kao pročitano i dok sjednete za stolno računalo. No, valja razmisliti i o centralizaciji vaših e-mail računa.

Naime, ako imate i stolno i prijenosno računalo, a i mobitel ste osposobili za rad s e-mailom, velika je vjerovatnost da imate više od jednoga e-mail računa. Želite li stvarno na svakom gadgetu podešavati server, korisničko ime i lozinku za svaki račun? Prijedlog: sve poruke koje vam dolaze automatski proslijedite na jedan račun, a uz pomoć filtara ih onda razvrstati –  fakultet, privatno, posao… Nakon toga, samo taj „centralni“ račun sinkronizirajte s svojim gadgetima.
I tako i tako sve poruke dolaze vama, pa nema potrebe da imate 10-ak inboxa. To je kao da na kućnim vratimaimate desetak pravih limenih poštanskih sandučića.

Inbox: 0

Odgovorite odmah. Dobili ste mail s nekim pitanjem –  odgovorite odmah i arhivirajte original. Time ste riješili jedan mail i možete ići dalje kroz inbox, a ako do odgovora trebate tek doći (treba proučiti nešto, recimo) – označite poruku kao must reply ili nekom sličnom oznakom.

Držite inbox praznim. Pročitane i obrađene poruke treba iz inboxa prebaciti u arhivu  ili ih obrisati, ako su vam stvarno nebitne (provučeni spam, podsjetnik za lozinku i slično). Osim što ćete tako ubuduće imati bolji uvid u ono što vam se u inboxu nalazi, dobit ćete i onaj osjećaj olakšanja kad obradite i zadnji mail i vidite čist inbox.

Ne trošite vrijeme na nebitne poruke. Dobili ste „forvardušu” od svog prijatelja? Znate i sami kako to ide – njemu jejako smiješno, ali vi ste internetski veteran i sigurno ste već sto puta vidjeli sadržaj tog e-maila. A i da niste – ništa bitnoga ne propuštate. Tipka Delete je vaš prijatelj u ovom slučaju.

Male tajne

Naučite koristiti filtere. Bilo da koristite web ili desktop mail klijent, većina ih ima mogućnosti filtriranja poruka. Proučite ih i iskoristite njihove mogućnosti. Obavijesti s faksa? Nema problema – ako poruka dolazi sa @faks.hr odmah ju obrišite. Ili nemojte.

Odredite vrijeme u danu za provjeru mailova. Ako vam svako malo obavijest o novoj poruci prekine rad, trebat će vam nekoliko minuta da se ponovno pokrenete.

Potrudite se smisliti dobar naslov. Kako i vi filtrirate bitne od nebitnih mailova, isto tako to rade i oni kojima vi šaljete. Naslov poput „Zamolba“ ili „Pomoć“ ne prolaze baš najbolje, no ako napišete nešto poput „Zamolba – pomoć oko korištenja društvenih mreža u poslu“ vaš će mail vjerojatno biti prije pročitan i posvetit će mu se više vremena.

Prije slanja poruke ili odgovora, ponovno pročitajte ono što šaljete. Ima li gramatičkih pogrešaka? Semantičkih? Okolišate li previše? Ne ustručavajte se govoriti samo o onome što je  bitno, jer okolišanje  troši svoje  vrijeme i vrijeme onoga tko čita. Ni vi ne biste  voljeli dobiti e-mail od dvije tisuće znakova u kojem se  krije pitanje koje se moglo postaviti u nekoliko riječi. Kako vi uspijevate ukrotiti svoj e-mail inbox?

netokracija.com